2023年2月2日(木)

結論、理由、詳細が順 電話、対面を有効活用 〜仕事考〜

ホウレンソウ

今月、JIMTOF2022がリアル開催され、東京ビッグサイトは来場者でごった返した。コロナ禍を心配しながらリアルビジネス再開である。そこでオンラインツールの有効活用を前提に、仕事の変わらぬ基本を今一度考えたい。まず、仕事をする上で欠かせないのがホウレンソウ(報告・連絡・相談)。簡単なようでなかなか実行できない。

リモートワークが増え、事務所ですれ違いざまにちょっとする相談や質問ができにくくなり、オンラインでの会議が増えた。離れた場所でもできて便利だが、複数人が同時に話せないので会議時間が長くなる。そこで、ホウレンソウの登場。効率的・効果的に行うことで会話が弾む。

ホウレンソウは、自信もってスムーズに話す。「不十分かも知れませんが」や「うまく言えないですが」など自信なさげだと「準備してから来い」と言われてしまう。

話の流れは、全体像(結論)、話のポイント(概要・理由)、詳細な説明(周辺状況)の順に。全体像を先に話すと、相手の思考をその方向に向けることができ、相手は話を理解しやすい。状況や経緯を先に話すと、聞く方は「何が言いたいんだ?」となってしまう。「これどうしましょう」でなく「私はこうしたいと思います。理由は…」という流れ。また、話は3分以内でまとめたい。「3分ください」と言えば、忙しい相手も「それ位なら」となるはず。

当然、質問が出れば、聞かれたことにまず答える。「〇〇さんの所に行ったか?」と聞かれたのに、「○〇さんは出張で、電話もつながらないんです」ではなく、行ったかどうかを答えた後に、必要であれば周辺情報を加えればいい。

何よりも大切なのは、ホウレンソウを早め早めにすること。状況が進行してからでは、手遅れになる場合がある。

メールやチャットでホウレンソウするのも良いが、対面や電話であれば即相手の反応を感じることができる。対面や電話の有効性も活用すればなお良しになる。

日本産機新聞 2022年11月20日

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